home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Chip 2003 November / Chip Kasım 2003.iso / prog / openoff / f_0316 / scalc.jar / text / scalc / guide / database_group.xml < prev    next >
Encoding:
Extensible Markup Language  |  2002-01-24  |  4.5 KB  |  55 lines
  1. <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
  2. <html><head><title>Grouping Database Ranges and Calculating Subtotals</title><meta name="filename" content="text/scalc/guide/database_group"/><meta name="language" content="en-US"/><help:css-file-link xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/><!--The CSS style header method for setting styles--><style type="text/css">
  3.  
  4.         table.Tabelle1{
  5.                 }
  6.         span.Tabelle1A{
  7.                 width:18cm;}
  8.         td.Tabelle1A1{
  9.                 }
  10.         table.Tabelle2{
  11.                 }
  12.         span.Tabelle2A{
  13.                 width:18cm;}
  14.         td.Tabelle2A1{
  15.                 }
  16.         p.P1{
  17.                 }
  18.         p.P2{
  19.                 }
  20.         span.T1{
  21.                 font-weight:bold;}
  22.         span.fr1{
  23.                 }
  24.         </style></head><body>
  25.    
  26.    
  27.    <p class="P1"/>
  28.    <p class="Head1"><help:key-word value="database ranges; grouping" tag="kw68204_1" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/><help:key-word value="grouping; database ranges" tag="kw68204_4" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/><help:key-word value="subtotals; database ranges" tag="kw68204_3" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/><help:key-word value="subtotals; database ranges" tag="kw68204_2" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/><help:to-be-embedded Eid="database_group" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"><help:link Id="68204">Grouping Database Ranges and Calculating Subtotals</help:link></help:to-be-embedded></p>
  29.    <p class="Paragraph">If you want to expand the sample data and actually use it for a budget, you will also want to summarize and print the data in totals and subtotals. This can be done in just a few steps.</p>
  30.    <ol class="L1">
  31.     <li class="">
  32.      <p class="P2">Place the cursor in the database range.</p>
  33.     </li>
  34.     <li class="">
  35.      <p class="P2">Choose <span class="T1">Data - Subtotals</span>. The <span class="T1">Subtotals</span> dialog appears.</p>
  36.     </li>
  37.     <li class="">
  38.      <p class="P2">Specify the desired options for calculating the subtotals. Group subtotals according to "Date" (i.e. calculates a new subtotal for each date), and use the function "Sum" (adds the subtotals) to calculate "Amount."</p>
  39.     </li>
  40.    </ol>
  41.    <table><tr class=""><th class="Tabelle1A1" style="text-align:left;"><span class="Tabelle1A">
  42.        <p class="TableHead"><draw:image draw:style-name="fr1" draw:name="Grafik10" text:anchor-type="paragraph" svg:width="12.801cm" svg:height="10.156cm" draw:z-index="0" xlink:href="67237" xlink:type="simple" xlink:show="embed" xlink:actuate="onLoad" draw:filter-name="GIF - Graphics Interchange" xmlns:draw="http://openoffice.org/2000/drawing" xmlns:text="http://openoffice.org/2000/text" xmlns:svg="http://www.w3.org/2000/svg" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink"/></p>
  43.       </span></th></tr></table>
  44.    <p class="Paragraph"/>
  45.    <p class="Paragraph">As soon as you press Enter or click <span class="T1">OK</span>, the sheet will be grouped according to the subtotals. For every group of entries with an identical date, a subtotal is calculated. The grand total is displayed at the bottom.</p>
  46.    <table><tr class=""><th class="Tabelle2A1" style="text-align:left;"><span class="Tabelle2A">
  47.        <p class="TableHead"><draw:image draw:style-name="fr1" draw:name="Grafik11" text:anchor-type="paragraph" svg:width="12.753cm" svg:height="8.361cm" draw:z-index="1" xlink:href="67236" xlink:type="simple" xlink:show="embed" xlink:actuate="onLoad" draw:filter-name="GIF - Graphics Interchange" xmlns:draw="http://openoffice.org/2000/drawing" xmlns:text="http://openoffice.org/2000/text" xmlns:svg="http://www.w3.org/2000/svg" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink"/></p>
  48.       </span></th></tr></table>
  49.    <p class="Paragraph"/>
  50.    <p class="Paragraph">Notice the controls to the left of the row headers. They enable you to view which records (rows) have been summarized. If you click on a minus sign, only the row with the results is shown. The easiest way to control the display is with the small digits above the group area. If you click on 1, only the grand total is displayed; 2 reveals the subtotals, and 3 shows all elements.</p>
  51.    <p class="ParaList"><help:embedded Id="65598" Eid="related" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/></p>
  52.    <p class="ParaList"><help:embedded Id="68201" Eid="database_define" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/></p>
  53.    <p class="ParaList"><help:embedded Id="68202" Eid="database_sort" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/></p>
  54.    <p class="ParaList"><help:embedded Id="68203" Eid="database_filter" xmlns:help="http://openoffice.org/2000/help"/></p>
  55.   </body></html>